Integritetspolicy

Diffa tillhandahålls av Sliti & Klay Group AB, org.nr 559524-2891, Remigatan 41, 261 45 Landskrona. I den här policyn är Sliti & Klay Group AB “Diffa” eller “vi”. Frågor om personuppgifter skickas till support@diffa.se.

Policyn gäller dig som använder Diffa, dig som besöker diffa.se och dig som anmäler intresse. Den beskriver också hur vi hanterar uppgifter som finns i den bokföringsdata vi behandlar åt våra kunder.

1. Så lite som möjligt

Diffa sparar så lite som möjligt. Två saker styr: vad bokföringen behöver och vad ditt konto behöver.

Om dina kunder sparar vi inget personligt. När en utbetalning eller en order kommer in från en plattform tar vi bort namn, adress, e-post, telefon och kortuppgifter innan något sparas. Kvar är det bokföringen behöver: plattformens id:n, belopp, valuta, land och moms. Det gäller Stripe, PayPal, Shopify och Paddle. Klarna och Kustom levererar inget personligt alls.

Om dig som använder Diffa sparar vi bara det kontot behöver:

• din e-postadress
• det namn din inloggning lämnar (Google, Microsoft eller Fortnox), som du kan ändra eller ta bort
• ett tekniskt inloggnings-id
• organisationsnumret för ditt företag, som för en enskild firma är ett personnummer
• om du kommer via Fortnox: ditt Fortnox-användar-id och den e-postadress Fortnox uppger
• det du själv skriver till supporten
• tekniska loggar med tidpunkt och IP-adress, som rensas efter högst tolv månader
• loggen över vår egen supportåtkomst (punkt 6), som sparas i tolv månader.

För faktureringen behandlar vi företagsnamn, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, faktureringsadress, e-postadress för fakturor och betalningshistorik. Kortuppgifter ser vi aldrig. De finns bara hos Stripe. Köper du Diffa via Fortnox eller Shopify fakturerar plattformen. Då får vi bara företagets id, organisationsnummer och vilket paket som köpts. Fakturaunderlag bevarar vi i sju år enligt bokföringslagen, eftersom de är vår egen räkenskapsinformation.

2. Vi säljer inte dina uppgifter

Vi säljer, hyr ut eller delar aldrig personuppgifter eller kunddata för någon annans ändamål. Vi använder dem inte för reklam. Vi profilerar ingen.

De enda som får uppgifter av oss är underbiträden som behandlar dem för vår räkning, de plattformar och bokföringssystem du själv kopplat samt myndigheter när lagen kräver det.

3. När Diffa är personuppgiftsansvarig

För uppgifterna om dig som använder Diffa, för faktureringen och för diffa.se bestämmer vi själva hur uppgifterna behandlas. Då är vi personuppgiftsansvariga.

Behandling	Uppgifter	Rättslig grund	Lagringstid
Konto och inloggning	e-post, namn, inloggnings-id, roll i företaget	avtalet med ditt företag	90 dagar efter att avtalet upphört
Fakturering	företagsnamn, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, adress, e-post för fakturor, betalningshistorik	avtalet, bokföringslagen	sju år efter räkenskapsårets slut
Support	det du skriver till oss, din e-post	berättigat intresse av att hjälpa dig	24 månader efter ärendet
Inbjudningar	e-postadressen som bjuds in	avtalet med företaget som bjuder in	tills inbjudan använts eller gått ut
Intresseanmälan på diffa.se	e-post, vilken sida, tidpunkt	ditt samtycke, som du återkallar med ett mejl	tills vi öppnat och mejlat dig, högst tolv månader
Tekniska loggar	tidpunkt, IP-adress, vilken sida eller funktion	berättigat intresse av säkerhet och felsökning	högst tolv månader
Logg över supportåtkomst	vem hos oss, när, vilket företag	berättigat intresse av spårbarhet	tolv månader
E-post från tjänsten	mottagare, ämne, leveransstatus	avtalet	30 dagar hos leverantören

4. När Diffa är personuppgiftsbiträde

Din bokföringsdata behandlar vi bara på ditt uppdrag. Då är ditt företag personuppgiftsansvarigt och Diffa personuppgiftsbiträde. Vad vi får göra står i personuppgiftsbiträdesavtalet, som gäller som en del av avtalet med dig.

Efter minimeringen i punkt 1 finns i praktiken bara företagsuppgifter kvar i bokföringsdatan: plattformarnas id:n, belopp, land, moms och bokföringssystemets verifikat. Säljer du till enskilda firmor eller privatpersoner kan ett id eller ett land ändå vara en personuppgift. Därför gäller biträdesavtalet för allt.

Är du redovisningsbyrå behandlar vi klientföretagens data på byråns uppdrag. Klientföretaget är ansvarigt, byrån biträde och Diffa underbiträde.

5. Fråga Diffa

Fråga Diffa är en frivillig hjälpfunktion. Använder du den skickas din fråga till OpenAI i USA för att få ett svar.

Det som skickas är status på de kontroller du arbetar med, Diffas egna förslag på konton, momskodskatalogen och de konton du valt per källa. Det som aldrig skickas är namn, organisationsnummer, belopp eller nycklar. Ingen historik sparas: varje fråga är fristående. Överföringen till USA sker med EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Använder du inte funktionen skickas ingenting till OpenAI.

6. Logga in som kund

Vi kan behöva se ditt företags vy i Diffa för att hjälpa dig. Det gör vi bara vid ett supportärende eller på din begäran. Åtkomsten loggas med vem, när och vilket företag. Den syns i tjänsten medan den pågår. Vi ändrar ingenting i din bokföring på det sättet.

7. Inloggning via Fortnox och förfrågningar från Shopify

Kommer du via Fortnox läser vi ditt personliga Fortnox-medgivande en gång. Det säger oss vem du är, vilket företag det gäller och om du får arbeta med bokföringen där. Åtkomstnyckeln sparas inte. Det som sparas är ditt Fortnox-användar-id, namn och e-post, så att vi känner igen dig nästa gång.

Shopify kan skicka oss förfrågningar om en kunds uppgifter eller om radering. Dem besvarar vi automatiskt: vi har inga personuppgifter om butikens kunder att lämna ut eller radera. Förfrågan loggas utan personuppgifter.

8. Var dina uppgifter finns

Bokföringsdata och underlag lagras i Sverige, hos Google Cloud i Stockholm.

• E-post från tjänsten skickas via Resend från Irland.
• Inloggningen sköts av Google (Firebase). Kontouppgifter som e-post och namn kan lagras utanför EU.
• Fråga Diffa använder OpenAI i USA, med det som står i punkt 5.
• diffa.se levereras av Cloudflare, med noder i EU för besökare i EU.

Överföringar utanför EU sker med EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Hela listan med funktion, plats och överföringsgrund finns på sidan Underbiträden. Ändringar aviserar vi 30 dagar i förväg.

9. Hur länge

Uppgifter om konton raderas 90 dagar efter att avtalet upphört. Underlag bakom verifikat bevaras till 31 december det åttonde året efter verifikatets år, så att du kan uppfylla din arkiveringsplikt också efter att du slutat använda Diffa. Övriga tider står i tabellen i punkt 3.

10. Dina rättigheter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi har om dig, få dem rättade, raderade eller flyttade, begränsa behandlingen och invända mot den. Skriv till support@diffa.se, så svarar vi inom en månad.

Gäller frågan bokföringsdata som vi behandlar åt ett företag hänvisar vi dig till det företaget, som är ansvarigt för den.

Vi fattar inga automatiserade beslut om dig. Är du missnöjd med hur vi behandlar dina uppgifter kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

11. Om Diffa byter ägare

Tas verksamheten Diffa över av ett annat bolag följer personuppgifterna med till den nya ansvariga, på samma villkor som här. Vi informerar dig innan en sådan verksamhetsöverlåtelse får verkan.

12. Ändringar och kontakt

Ändrar vi policyn på ett sätt som påverkar dig meddelar vi det i tjänsten eller per e-post. Den gällande versionen finns alltid på diffa.se med version och datum.

Personuppgiftsansvarig är Sliti & Klay Group AB, org.nr 559524-2891, Remigatan 41, 261 45 Landskrona. Kontakt: support@diffa.se.