Vanliga frågor
Korta svar på det folk undrar innan de kopplar. Villkoren och integritetspolicyn säger samma saker i sin helhet.
Komma igång
- Vad gör Diffa, i en mening?
- Diffa hämtar utbetalningarna från dina betalplattformar, konterar dem med rätt konton samt moms och bokför dem i ditt bokföringsprogram, så att utbetalt stämmer med bokfört varje månad.
- Vilka plattformar och bokföringsprogram fungerar det med?
- Alla källor samt bokföringsprogram står på sidan Integrationer, med status för var och en: finns, byggs eller planerad. Vilka som är klara i dag syns direkt där.
- Hur kommer jag igång och hur lång tid tar det?
- Du kopplar bokföringsprogrammet, kopplar en källa, godkänner kontona Diffa föreslår och väljer från vilket datum bokföringen ska börja. För ett bolag med en källa tar det oftast under en halvtimme. Ingenting bokförs förrän du slår på bokföringen.
Bokföringen
- Måste jag kunna bokföring eller behöver jag en redovisningskonsult?
- Diffa är ett verktyg, inte en redovisningskonsult. Det föreslår konton samt momskoder, men du eller din konsult tar ställning till dem och ansvarar för att bokföringen blir rätt. Många låter sin redovisningskonsult godkänna kontona en gång och sedan sköter Diffa resten.
- Bokför Diffa något utan att jag har godkänt det?
- Nej. Diffa hämtar underlag så fort en källa är kopplad, så att du ser vad som kommer att bokföras, men ingenting skickas till bokföringsprogrammet förrän kontona är godkända och du har slagit på bokföringen för bolaget. Ett verifikat bokförs aldrig två gånger.
- Hur hanteras momsen: OSS, omvänd skattskyldighet och plattformens avgifter?
- Försäljningen bokförs brutto med den moms plattformen rapporterat, OSS-försäljning på egna konton utan svensk momskod. Plattformens avgifter bokförs för sig: en avgift från ett EU-bolag som Stripe med omvänd skattskyldighet, en avgift med svensk moms som Klarnas som ingående moms enligt vad plattformen rapporterat. Diffa räknar aldrig fram moms som plattformen inte angett.
- När bokförs försäljningen: på försäljningsdagen eller när utbetalningen kommer?
- På försäljningsdagen. Varje försäljningsdag bokförs mot fordran på plattformen när dagen är slut. Bokföringen visar då vad plattformen är skyldig redan innan pengarna kommit och utbetalningen stäms av mot det som redan är bokfört. För en källa kan du i stället välja en verifikation per utbetalning eller per transaktion. Med kontantmetoden bokförs försäljningen när utbetalningen kommer.
- Vad händer med återbetalningar och betalningar i andra valutor?
- En återbetalning bokförs som en vändning av den ursprungliga försäljningen den dag återbetalningen gjordes. Plattformens avgift för den bokförs för sig. Betalningar i andra valutor räknas om med Riksbankens kurs på transaktionsdagen. Skillnaden mot det som faktiskt betalades ut bokförs som valutakursdifferens.
- Vad händer om Stripe eller bokföringsprogrammet ligger nere?
- Diffa väntar och tar igen det som missats när plattformen eller programmet svarar igen. Varje verifikat har ett eget nummer och en egen nyckel, så ingenting hamnar i fel ordning eller bokförs dubbelt. Månadens avstämning visar om något fortfarande saknas.
Pris och avtal
- Vad kostar det och finns det en provperiod?
- Priset beror på hur många källor bolaget kopplar och står på prissidan, exklusive moms. Där står också vad som gäller för nya kunder som vill prova först. Priset för byråer sätts före lansering.
- Kan jag säga upp när som helst?
- Ja. Avtalet löper månadsvis utan bindningstid. En uppsägning gäller från slutet av den betalperiod som pågår. Fram till dess fungerar allt som vanligt. Underlagen bakom dina verifikat finns kvar att hämta ut i åtta år.
- Kan jag köpa Diffa via Fortnox eller Shopify i stället?
- Ja. Köper du i Fortnox App Market fakturerar Fortnox dig tillsammans med resten av ditt Fortnox-abonnemang. I Shopify App Store läggs det på butikens faktura. Tjänsten är densamma. Vad som skiljer står i bilagan Köp via plattform.
Data och säkerhet
- Var lagras min data och vad sparar ni om mina kunder?
- Bokföringsdata och underlag lagras i Sverige. Om dina kunder sparar Diffa inget personligt: namn, adress, e-post, telefon och kortuppgifter tas bort innan något sparas. Kvar är plattformens id:n, belopp, valuta, land och moms. Mer står i integritetspolicyn och på sidan Säkerhet.
- Hur länge sparas underlagen?
- Allt som ligger bakom ett verifikat bevaras till 31 december det åttonde året efter verifikatets år, även om du slutar använda Diffa. Det är längre än bokföringslagens sju år. Du kan när som helst hämta ut verifikaten som SIE 4.
Byråer
- Hur fungerar det för en redovisningsbyrå med många klienter?
- Byrån lägger upp sina klientbolag själv, kopierar godkända konton mellan klienter och ser på en sida om månaden stämmer för varje klient. Klienten behöver inte logga in alls om byrån sköter allt. Byrån betalar per klientbolag med alla källor inkluderade.
Hittade du inte din fråga? Skriv till support@diffa.se.